"आस पड़ोस (मोहल्ला, गाँव-टोला इत्यादि) में लोग लगभग एक परिवेश में रहते हैं। ये सभी परिवार और स्थानीय निवासी अनौपचारिक रूप से स्थानीय एवं दूरस्थ (वार्ड या पंचायत से सम्बंधित, जिला, राज्य एवं विश्व स्तरीय) मुद्दों पर चर्चा करते रहते हैं। यह अनौपचारिक पद्धति की चर्चा अकसर स्थानीय सार्वजनिक मुद्दों को गंभीरता से उठाती है। सार्वजनिक सेवा-सुविधा की उपलब्धता के लिए उपलब्ध संसाधन के अनुसार लक्ष्य निर्धारित करती है, सार्वजनिक समस्याओं का निदान ढूँढ़ती है। सार्वजनिक आवश्यकताओं को मिलजुल कर पूरा करती है। निवासी सभा के नियमित आयोजन का एक उदेश्य इस अनौपचारिक चर्चा एवं समाधान के तरीके को एक औपचारिक एवं नियमित रुप देना है।"

"औपचारिक होने का अर्थ है, चर्चा लिखित एजेंडा पर हो और निर्णय को भी लिखित रूप में ही लिखें जिसे एक तय समय सीमा में प्राप्त कर लिया जाए या प्राप्त करने का प्रयास किया जाए। लिखित रूप में चर्चा कार्य को सुगम, महत्वपूर्ण एवं ट्रैक करने योग्य बना देती है।"

"इस प्रक्रिया के केंद्र बिंदु में निवासी सभा एजेंडा प्रपत्र है। निवासी सभा की बैठक में ठोस चर्चा के लिए एजेंडा को लिखा जाता है। निवासी सभा में प्रत्येक एजेंडा पर बारी-बारी से चर्चा होती है। चर्चा में लिए गए निर्णयों को इसी एजेंडा प्रपत्र में लिखा जाता है। निर्णय को दो भाग में लिखा जाता है। पहले भाग में लिखा जाता है कि निवासियों को क्या करना है और दूसरे भाग में लिखा जाता है कि निवासियों को सेवादाता, सरकार या जनप्रतिनिधि तक क्या सूचना पहुँचाना है। सभी निर्णयों में इस बात का जिक्र रहता है कि निर्णय से सम्बंधित कार्य कब तक कर लेना है। सभी निर्णयों के सम्बन्ध में यह भी लिखा जाता है कि बैठक के कितने प्रतिभागी सहमत या असहमत हैं। एजेंडा के निर्णय लिखे जाने के उपरांत प्रपत्र के पीछे सभी प्रतिभागियों का हस्ताक्षर होता है।"